Używasz samochód prywatny do celów służbowych? Musisz to wiedzieć

Zdarza się, że pracownik używa samochód prywatny do celów służbowych. Nie wszystkie firmy mogą pozwolić sobie na rozbudowaną flotę pojazdów. Przyglądamy się, jak taka sytuacja wygląda od strony prawnej i o czym powinni pamiętać zarówno kierowcy, jak i przedsiębiorcy.

Czy pracownik może używać samochód prywatny do celów służbowych?

Generalnie rzecz biorąc nie ma żadnych przeciwwskazań, aby pracownik używał samochód prywatny w celach służbowych. Jest to dość powszechna sytuacja. Nie w każdym przedsiębiorstwie kupowanie pojazdów ma sens, a rozbudowa floty poprzez leasing ma nie tylko zalety, ale też wady. Gdy przedsiębiorca prosi pracownika o regularne wykorzystywanie własnego auta do pracy, musi pamiętać o trzech podstawach:

• wymagane są wówczas dodatkowe badania lekarskie,
• musi zostać zawarta umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych
• pracownikowi przysługuje rekompensata finansowa

Sprawdźmy, co dokładnie mieści się w tych wymaganiach.

Na czym polegają w takim przypadku badania lekarskie?

Wymóg skierowania pracownika na badania lekarskie zależy od tego, jak często ma używać samochód prywatny do celów służbowych. Kiedy dzieje się tak od czasu do czasu, zaledwie kilka razy w roku z racji na podróże służbowe lub delegacje, nie ma takiej potrzeby. Inaczej sprawa ma się z korzystaniem regularnym.

Jakie konkretnie badania obowiązują w takim przypadku? Zależy to od charakteru wykonywanej pracy i wiążących się z nią zagrożeń. O wysłaniu pracownika na badania psychotechniczne czy do okulisty decyduje lekarz medycyny pracy. Dlatego też przy wysyłaniu pracownika na badania trzeba dokładnie określić, w jakim zakresie będzie korzystał z samochodu w pracy.

Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – wzór

Umowę o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych sporządza się w celu odzyskania przez pracownika poniesionych kosztów. Na jej podstawie pracodawca ma też możliwość wliczyć zwróconą kwotę w koszty prowadzenia działalności. Nie istnieje jednak jeden wzór, do którego należy się stosować. W żadnych przepisach nie sprecyzowano, co dokładnie powinna taka umowa zawierać.

Co jednak powinno się tam znaleźć, aby umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych stanowiła rzetelny dokument prawny?

• Data i miejsce sporządzenia.
• Określenie, czego umowa dotyczy.
• Podstawowe dane dotyczące pojazdu, w tym pojemność silnika.
• Zasady rozliczania kosztów.
• Sposób na rozwiązanie umowy.
• Podpisy pracownika i pracodawcy.

Ile wynosi obecnie kilometrówka? Skorzystaj z kalkulatora

Zwrot kosztów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych zależy od tego, jak często z niego korzystamy i w jakim charakterze.

Jeżeli wyjeżdżamy w delegację, możemy ubiegać się o zwrot kosztów wynikających z eksploatacji własnego auta. Jaka kwota jest nam należna? Ilość przejechanych kilometrów musimy pomnożyć przez tzw. kilometrówkę, czyli przewidywaną ustawowo należność za przejechanie jednego kilometra. Zależna jest ona od pojemności skokowej silnika:

• do 900 cm3 – 0,5214 zł
• powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł

Co wówczas, gdy w pracy zawodowej musimy wykorzystywać nasze auto codziennie, a nie od święta? Są dwie opcje: albo ustalenie ryczałtu pieniężnego, albo rozliczanie tego w ramach limitu kilometrówki, zależnego od wielkości miasta. Miejscowości do 100 000 mieszkańców mają limit na poziomie 300 km, do pół miliona jest to 500 km, a przypadku miast większych 700 km.

Koszty poniesione przez pracodawcę można odliczyć od podatku

Dla przedsiębiorcy dobrą wiadomością będzie fakt, że pieniądze zwracane pracownikowi za korzystanie z własnego auta do pracy w firmie ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że kwota do odpisywana jest od podatku. Podstawą do zrobienia tego jest art. 23 ust. 36 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.